1.6.1. Hojas de verificación.
Una hoja de
verificación es un formato que se usa para recolectar datos de manera organizada.
Se usa para recolectar datos, para validar un problema o una causa o bien, para
verificar el progreso durante la implementación de una solución.
Las hojas de verificación pueden venir en diferentes formas y tamaños y los miembros del círculo deben ser capaces de diseñarlas para adaptarlas a sus necesidades.
Cómo diseñar una hoja de verificación:
· Paso 1: Incluya la fecha en la hoja de datos. Ésta puede expresarse como una sola fecha, por ejemplo, 17 de Enero de 2013, como un período semanal: 21 - 25 de Enero de 2013, o como un período mensual: 1 - 31 de Enero de 2013. La fecha es vital para poder reconocer cuándo se recolectaron los datos y que estos tengan algún significado.
· Paso 2: Incluya un título. El título debe incluir el lugar y el tipo de información que se está recolectando, por ejemplo, las causas de la descompostura de la máquina #2.
· Paso 3: Indique el nombre de la persona que recopiló los datos. Es importante incluir el nombre de la persona que recolectó los datos, especialmente cuando posteriormente exista la necesidad de clarificar alguna duda sobre los datos recolectados.
· Paso 4: Use la misma forma para todos. En aquellos casos en los que más de un miembro esté recolectando datos, el círculo debe asegurarse que todos estén usando la misma forma. Es frustrante para el círculo haber recopilado una cantidad inmensa de datos sólo para descubrir más tarde que se requiere un análisis a gran escala y que tal vez algunos de los datos recopilados realmente no se necesitan.
Hay algunas preguntas que el círculo debe considerar cuando diseña su hoja de verificación y establece cuánta información debe recolectarse.
Pregunta. ¿Qué debe hacerse si la información, que hay que recopilar, es de temporada?
Un ejemplo sería si se estuviese investigando el ausentismo y se recopilaran datos únicamente durante el invierno. Esto podría ser parcial porque el ausentismo podría ser alto también durante el verano cuando las familias quieren salir de la ciudad. Esto significa que los datos deben recopilarse durante todo el año para cubrir todas las temporadas.
Pregunta ¿Existe algo fuera de lo común en el patrón normal de trabajo, que afecte la información que se está recopilando?
Por ejemplo, si un círculo está investigando cuántas personas están formadas esperando su turno para hacer una transacción con una cajera, tiene que considerar otros factores relacionados, como por ejemplo, si está funcionando o no el cajero automático dentro de esa sucursal y el número de cajeros que estén trabajando en ventanilla.
Pregunta ¿Existe algo fuera de lo común en el mundo exterior, que afecta la información que se está recopilando?
Por ejemplo, el ataque al Centro Mundial de Comercio del 11 de Septiembre de 2001 pudo haber afectado el número de turistas que ingresaron a los Estados Unidos. Por lo tanto, el círculo debe recolectar los datos de Julio a Noviembre a fin de obtener un cuadro completo del número de turistas.
Pregunta ¿Qué tan a menudo o curre el efecto particular que se está estudiando?
¿Ocurre todos los días, una vez a la semana o una vez al mes? Si ocurre todos los días, cinco días de datos son aceptables; si ocurre una vez a la semana, 5 semanas de datos; y si ocurre una vez al mes, se necesitan 5 meses de datos.
Las hojas de verificación pueden venir en diferentes formas y tamaños y los miembros del círculo deben ser capaces de diseñarlas para adaptarlas a sus necesidades.
Cómo diseñar una hoja de verificación:
· Paso 1: Incluya la fecha en la hoja de datos. Ésta puede expresarse como una sola fecha, por ejemplo, 17 de Enero de 2013, como un período semanal: 21 - 25 de Enero de 2013, o como un período mensual: 1 - 31 de Enero de 2013. La fecha es vital para poder reconocer cuándo se recolectaron los datos y que estos tengan algún significado.
· Paso 2: Incluya un título. El título debe incluir el lugar y el tipo de información que se está recolectando, por ejemplo, las causas de la descompostura de la máquina #2.
· Paso 3: Indique el nombre de la persona que recopiló los datos. Es importante incluir el nombre de la persona que recolectó los datos, especialmente cuando posteriormente exista la necesidad de clarificar alguna duda sobre los datos recolectados.
· Paso 4: Use la misma forma para todos. En aquellos casos en los que más de un miembro esté recolectando datos, el círculo debe asegurarse que todos estén usando la misma forma. Es frustrante para el círculo haber recopilado una cantidad inmensa de datos sólo para descubrir más tarde que se requiere un análisis a gran escala y que tal vez algunos de los datos recopilados realmente no se necesitan.
Hay algunas preguntas que el círculo debe considerar cuando diseña su hoja de verificación y establece cuánta información debe recolectarse.
Pregunta. ¿Qué debe hacerse si la información, que hay que recopilar, es de temporada?
Un ejemplo sería si se estuviese investigando el ausentismo y se recopilaran datos únicamente durante el invierno. Esto podría ser parcial porque el ausentismo podría ser alto también durante el verano cuando las familias quieren salir de la ciudad. Esto significa que los datos deben recopilarse durante todo el año para cubrir todas las temporadas.
Pregunta ¿Existe algo fuera de lo común en el patrón normal de trabajo, que afecte la información que se está recopilando?
Por ejemplo, si un círculo está investigando cuántas personas están formadas esperando su turno para hacer una transacción con una cajera, tiene que considerar otros factores relacionados, como por ejemplo, si está funcionando o no el cajero automático dentro de esa sucursal y el número de cajeros que estén trabajando en ventanilla.
Pregunta ¿Existe algo fuera de lo común en el mundo exterior, que afecta la información que se está recopilando?
Por ejemplo, el ataque al Centro Mundial de Comercio del 11 de Septiembre de 2001 pudo haber afectado el número de turistas que ingresaron a los Estados Unidos. Por lo tanto, el círculo debe recolectar los datos de Julio a Noviembre a fin de obtener un cuadro completo del número de turistas.
Pregunta ¿Qué tan a menudo o curre el efecto particular que se está estudiando?
¿Ocurre todos los días, una vez a la semana o una vez al mes? Si ocurre todos los días, cinco días de datos son aceptables; si ocurre una vez a la semana, 5 semanas de datos; y si ocurre una vez al mes, se necesitan 5 meses de datos.